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5 Claves de éxito en las citas de negocios virtuales

Online business meetings: 5 keys to success

El actual contexto de pandemia mundial ha tocado las fronteras comerciales en la mayoría de los países del mundo, ha producido cierres de aeropuertos, retrasos en las operaciones de los puertos e incluso ha inhabilitado algunas zonas de trabajo en los depósitos fiscales. Este escenario es claramente una nueva barrera al comercio exterior que retrasa los tiempos de entrega y requiere de una planificación más exhaustiva. No obstante, la realidad marca que la virtualidad ha llegado para quedarse.

En RGX, desde 2016 estamos experimentando alternativamente las reuniones de negocios virtuales, que no solamente son el único medio en la actualidad para reunirse, sino que fue una herramienta pensada para exportadores que no cuentan con los recursos financieros suficientes para viajar al mercado de destino y reunirse cara a cara. Aquí listamos las claves del éxito para mantener citas virtuales con potenciales compradores:

  • 1. Determinación del destino de exportación
Vender en el mercado internacional demanda movilizarse a través de decisiones estratégicas pensadas en función de cada exportador en particular; el destino de exportación es justamente un paso de importancia que ponderamos en RGX, y a través de nuestra “Metodología de Selectividad de Mercados” le decimos a nuestros clientes en que mercados tienen más oportunidades de venta. En esta selección se deben poner en ponderación los siguientes tópicos:
  • acuerdos comerciales vigentes
  • participación del destino preseleccionado en las importaciones mundiales y en las del país de origen
  • cercanías geográficas y culturales
  • impacto COVID-19 (grado de apertura de fronteras comerciales con respecto a COVID-19)
  • indice de facilidad de negocios
  • indice de desempeño logístico
  • incidencia del flete desde el origen al destino
  • eficiencia del despacho aduanero
  • arancel de importación de la posición arancelaria bajo estudio
  • tiempo promedio para importar un producto.
  • 2. Pitch de Ventas

Dada la existencia de tanta información en las plataformas virtuales, necesitamos ser claros y concisos con el objetivo de la reunión y con lo que estamos ofreciendo. Vemos con frecuencia mails extensos y cargados de archivos adjuntos que van directamente a la papelera del importador. Sea breve, genere interés y luego haga un seguimiento telefónico para concretar una cita.

  • 3. Preparación del material promocional
Minutos antes del meeting, recomendamos tener preparados y abiertos los documentos que queremos compartir, y más allá de aspectos técnicos de la reunión virtual, una brochure o presentación que atrae a un comprador internacional es aquella que además de contener un diseño profesional contiene temas e información inherente a:
  • Certificaciones de calidad: ya sea de la empresa o de los productos de exportación.
  • Soluciones logísticas de envío: los importadores valoran más a los exportadores dispuestos a avanzar mayor cantidad de eslabones en la cadena de comercialización internacional, es decir, que estén dispuestos a vender más allá del Incoterms FOB, e incluso en algunas plazas como EE. UU y Europa, prefieren comprar en condición DDP.
  • Condiciones de pago flexibles: los Buyers buscan tener plazos de pago que superen los 30 días y realizar sus pagos a través de transferencias bancarias o tarjetas de crédito.
  • Servicios post-venta: Una brochure que indique las acciones que el exportador está dispuesto a hacer en el mercado de destino posterior al cierre de la operación, habla también de una brochure más atractiva, esto puede incluir, apoyo promocional al importador en ferias, muestras sin cargo para visitar a clientes, acciones de promoción ATL o BTL en conjunto, entre otros.
  • 4. Negociación

Es substancial que el exportador inicie la llamada para comenzar con la reunión, asegurando que sus contrapartes tengan poder de decisión en la compra o importación del producto o servicio. Considere que una primera presentación de su negocio no debería superar los 25 minutos, para poder pasar a una etapa posterior de negociación basada en una propuesta específica para el potencial cliente entrevistado.

  • 5. Seguimiento de Leads

Una vez terminada la reunión seguramente quedaron acciones pendientes que enmarcan una cotización o una propuesta de negocio, por lo tanto, se necesita ser rápido y moverse de manera prolija para cumplir con la información demandada por el importador. Asimismo, sino responde, al cabo de unos días, se puede nuevamente dar seguimiento preguntando si hubiera algo que ajustar o modificar, la idea es no perder el contacto directo con los tomadores de decisiones para seguir manteniendo vivo el lazo creado. Aquí vemos que muchas empresas exportadoras hacen un débil seguimiento de cada potencial cliente entrevistado.

En RGX, seguimos trabajando con estas nuevas herramientas digitales tratando de unir exportadores con importadores y buscando la generación de los negocios internacionales en el actual contexto de COVID-19, para esta labor tenemos a nuestro equipo presto para poder asistirles, solo debe contactarnos a customerservice@rgxonline.com y un consultor se pondrá en contacto con usted en menos de 48 horas.

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